فردای اقتصاد: ظهور کار از راه دور بسیاری از رهبران شرکت‌ها را متوهم کرده است و فکر می‌کنند برای حفظ بهره‌وری باید بر هر حرکت دیجیتالی کارکنان خود نظارت داشته باشند. اما در حالی که افراد سعی می‌کنند اغلب در فیس بوک، تیک تاک یا نتفلیکس، منابع بالقوه حواس پرتی کارمندان را به صفر برسانند، در حقیقت، ما اغلب با روش‌هایی که امروزه در آن کار می‌کنیم، حواسمان پرت می‌شود. نویسنده مقاله‌ای در نشریه هاروارد بیزنس ری‌ویو، به تازگی چهار راهبرد را برای کمک به مدیران ارائه کرده است تا بوسیله آن‌ها به دلایل اصلی آنچه باعث پرت شدن حواس کارمندانشان می‌شود، بپردازند:
۱) باز کردن باب گفتگو درباره حواس‌پرتی
یک مشکل بزرگ در ارتباط با پرت شدن حواس کارکنان هنگام کار این است که ما نمی‌توانیم درباره مشکل پرت شدن حواس صحبت کنیم. درخواست از کارکنان برای ارایه بازخورد در زمینه عوامل پرت‌کننده حواسشان فایده‌ای ندارد وقتی که آن‌ها از به اشتراک‌گذاشتن نظراتشان بخاطر عکس‌العمل‌های سرکوب‌گرانه هراس داشته باشند. برای ایجاد فرهنگی که در آن کارکنان بتوانند بهترین کار خود را ارایه کنند، مدیران باید آنچه را که روانشناسان «امنیت روانی» می‌خوانند، ایجاد کنند.
۲) برنامه زمان‌بندی همگام را با کارمندان خود برنامه ریزی کنید.
بسیاری از مدیران نمی‌دانند که کارکنانشان زمانشان را چگونه صرف می‌کنند. به همین دلیل وقتی که کارکنان برای انجام وظایفشان زمانی طولانی‌تر از انتظار را صرف می‌کنند، این ابهام پیش می‌آید که آیا از توانمندی لازم برخوردار نبوده‌اند یا انگیزه کافی برای انجام درست کار را نداشته‌اند. اما واقعیت این است که به احتمال زیاد کار کارکنان بخاطر اختلال‌های مداوم، جلسات بی‌مورد و ایمیل‌های بی‌پایان، مختل شده است. برنامه زمان‌بندی همگام می‌تواند به شما کمک کند درک بهتری از نحوه گذران وقت افراد داشته باشید. جند روش یبرای این کار وجود دارد: یک گزینه این است که کارکنان یک تقویم زمان‌بندی شده را به اشتراک بگذارند که در آن مشخص شود برنامه دارند چه کاری انجام دهند و چه زمانی آن را انجام می‌دهند. یک تاکتیک دیگر در برنامه زمان بندی همگام این است که برای تک تک اعضای تیم یک بازه زمانی بدون اخلال تعیین شود که در آن هیچ پیام، تماس تلفنی، ایمیل، جلسه و کنترل شخصی وجود نداشته باشد تا افراد بتوانند به کارشان برسند. این تاکتیک‌ها به شما کمک خواهد کرد تا چشم‌انداز بهتری درباره نحوه گذراندن وقت کارکنان بدون اعمال مدیریت خرد بر آن‌ها داشته باشید.
۳) جلسات بدون دستور جلسه برگزار نکنید.
طی هفته گذشته در چند جلسه شرکت کردید؟ حالا از خود بپرسید چند مورد از آن‌ها هدردهی وقت بود و احتمالا می‌توانست با یک ایمیل انجام شود؟ حالا به یاد بیاورید که کدامیک از آن‌ها دستور جلسه‌ای داشت که توسط یک ناظم تعیین شده بود؟ به احتمال زیاد تعدادشان معدود است. گر چه تشکیل جلسات برای حل مساله از طریق همکاری و تشریک مساعی کار ارزنده‌ای است، اما افراد نباید از آن به عنوان راهی برای فرار از وظیفه دشوار تفکر کردن استفاده کنند. دستور جلسه می‌تواند برگزاری جلسات غیرضروری را کاهش دهد.
۴) خودتان یک نمونه باشید.
فرهنگ شرکت مانند آب از بالا به پایین جاری می‌شود. افراد به مدیرانشان نگاه می‌کنند تا متوجه شوند از آن‌ها چه انتظاری می‌رود. شما نمی‌توانید از کارکنانتان انتظار داشته باشید بدون حواس‌پرتی کار کنند وقتی خودتان در میانه یک جلسه مدام به گوشی تلفن همراهتان نگاه می‌کنید یا نصفه شب ایمیل ارسال می‌کنید. بنابراین باید برای کار با تمرکز خودتان هم وقت باز کنید. به افراد اعلام کنید چه زمانی می‌توانید در دسترسشان باشید و چه زمانی نباید حواستان را پرت کنند چون زمانی است که شما روی کارتان تمرکز می کنید یا زمان استراحت شماست. مهم‌ترین گام در تشکیل تیمی که نتوان حواسش را پرت کرد این است که شما خود یک رییسی باشید که نمی‌توان حواسش را پرت کرد.
منبع: HBR
نویسنده: نیر ایال
مترجم: شادی آذری حمیدیان
تبادل نظر